PERSONEL BELGELENDİRME

Aybars Belge, personel belgelendirme faaliyetlerini Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından hazırlanan program çerçevesinde yürütür. Personel belgelendirme kuruluşu kimliği kapsamında gerçekleştirilen sınav faaliyetlerin amacı adayın MYK tarafından yayınlanmış ilgili ulusal yeterlilik ve birimdeki bilgi gerekliliklerine ve beceri yeterliliklerine sahip olma durumunun değerlendirilmesi ve uygun ise adayın belgelendirilmesidir.

Belgelendirme süreci aşağıda belirtilen ana safhalardan oluşur. Bunlar;

-          Başvuru,

-          Teorik ve performans sınavlar,

-          Sınavlar sonrası yapılan değerlendirmeler (tekrar sınavlar dahil),

-          Karar,

-          Belgelendirme,

-          Gözetim,

-          Belgenin yenilenmesi

BAŞVURU

Personel belgelendirme için başvurular iki yöntem ile yapılabilir. Bunlar;

-          Bireysel başvuru; Sınav ve belge ücretlerinin aday tarafından bireysel olarak karşılanacağı başvuru türü

Aybars Belgelendirme hizmetleri herkesin erişimine açıktır. İsteyen herkes bireysel başvuru yapabilir.

-          Tek nokta başvurusu; Sınav ve belge ücretlerinin üçüncü kişi veya kuruluş tarafından karşılanacağı başvuru türü

Ücretlerin ödenme yöntemleri dışında, tek nokta başvurusu ile bireysel başvuru arasında ücretleri ödeyen kişi/kurum ve ödeme yöntemleri dışında farklılık yoktur. Tek nokta başvuru yapılmış olsa bile adaylardan bireysel olarak ilgili başvuru formu talep edilir. Başvuru bireysel başvuru gibi takip edilir.

Başvurunun İletilmesi (Ön Başvuru)

Aday başvuru formunu online olarak doldurarak Aybars Belge’ye iletir. Adaylar sınav sürelerini, ortamını ve görevlilerini etkileyebilecek fiziksel engel, özel durum vb. itina gösterilmesi gereken hususları bu form içerisinde bildirmelidir. Talebin Aybars Belge hizmet kapsamında olup olmadığı değerlendirilir. Talep edilen belgelendirme faaliyetleri içerisinde Aybars Belge’nin yetkinlik ve yeterliliği olmayan unsur ve ya unsurlar bulunması durumunda başvuru reddedilir.

Başvuru Dokümanları

SF-01 Personel Belgelendirme Başvuru Formu ve SF-03 Personel Belgelendirme Sözleşmesi (2 nüsha) aday tarafından imzalanarak Aybars Belge Kayıt Sorumlusuna iletilmelidir. Başvuru formunda belirtilmiş ise eklerin başvuru formu ve sözleşme ile birlikte iletilmesi gereklidir.

Başvuru esnasında, ilgili ulusal yeterlilikte adayın sınava girebilmesi için taşıması gereken ön şartlara sahip olduğunu gösterir kanıt niteliğindeki evraklar sunulmalıdır. Ön şartlar için Bkz. Ek -1 ULUSAL YETERLİLİKLER TABLOSU

Başvurunun Alınması ve İncelenmesi

Kayıt sorumlusu, ilgili başvuru evraklarının nicel olarak kontrol eder. Eksik var ise tamamlaması için adayı bilgilendirir. Evrakların nicel olarak tamamlanmasından sonra nitel değerlendirme için Belgelendirme Müdürüne teslim eder. Başvuru dokümanları Aybars Belge’ye ulaştıktan sonra en fazla 5 iş günü içerisinde başvuru değerlendirilmesi tamamlanmalıdır. İnceleme sonucunda adaydan ek evrak talep edilebilir. Örn; Sağlık Raporu. Bu durumda 5 iş günü talep edilen evrakların tamamının Aybars Belge’ye iletilmesinden sonra başlar.

Adayların başvuru formundaki beyanları esas alınır.

Başvuru tarihinden itibaren gerekli evrakların 3 ay içerisinde tamamlanmaması durumunda başvuru reddedilir.

Ödemeler ile ilgili sorumlulukların yerine getirilmemesi durumunda ilgili başvurular ile ilgili planlama işlemi yapılmaz.

Sınav ücreti tahsil edilen adayların sınavları en geç 60 gün içerisinde gerçekleştirilir. Adayın ilk defa sınavına girdiği ve başarısız olduğu ulusal yeterlilikte bir yıl içerisinde sınav açılması gerekir. Bu kriterlere göre gerçekleştirilmeyen sınavlara ilişkin adaylara sınav ücret iadesinin yapılması gerekmektedir.

Adaylara başvuru esnasında beyan ettikleri gsm numaraları üzerinden sınav tarih, saat ve sınav merkezi lokasyon, değerlendirici bilgileri yine yazılım tarafından otomatik olarak gönderilir.

Aday Şikayet ve İtirazların Değerlendirilmesi Prosedürü ‘ne uygun olarak değerlendiriciye itiraz edebilir.

Tekrar Sınavlar

İlk girdiği sınavda başarısız olan adayların başarısız olduğu yeterlilik birimleri ve sınav türleri için ilave sınav ücreti alınmadan ilk sınav tarihinden itibaren bir yıl içerisinde adaylara en az bir kez daha sınav imkânının sağlanır.

Sınav ve belgelendirme ücretinin 25/08/1999 tarihli ve 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu çerçevesinde İşsizlik Sigortası Fonundan karşılanması hâlinde ilk girdiği sınavda başarısız olan adayların başarısız olduğu yeterlilik birimleri ve sınav türleri için ilave sınav ücreti alınmadan ilk sınav tarihinden itibaren bir yıl içerisinde adaylara en az iki kez daha sınav imkânının sağlanır.

Sınavın Değerlendirilmesi

Sınavlar EK- 2 Sınav Oluşturma Ve Sınav Değerlendirme Tablosu içerisinde belirtilen başarı kriterlerine göre değerlendirilir.

BELGELENDİRME KARARI

Belgelendirme kararı sınavların tamamlanmasından itibaren 10 iş günü içerisinde verilir.

Adayın belgelendirme için zorunlu hüküm ifade eden minimum kriterleri karşılamaması durumunda başvuru olumsuz sonuçlandırılır.(Birim belge koşullarını sağlıyorsa bkz. Madde 3.4.2. Birim Belgesi)  

Belgeler

Belgelendirme kararı alınan bireyler için Mesleki Yeterlilik Belgesi portal üzerinden yapılan bildirime istinaden MYK tarafından basılır. Belgeler MYK’ndan geldikten sonra üzerine yine MYK tarafından tahsis edilen hologram yapıştırılır ve Belgelendirme Müdürü imzalanır.

Belgeler belge sahibine teslim edilir. Belge sahibi, belgesini ofiste teslim almak istemesi halinde, SF-17 Belge Teslim Tutanağı doldurulup imzalaması sonucu belge teslim edilir. Ancak eğer aday başka bir ilde ise ya da herhangi bir adrese teslim edilmesini istemesi halinde boş formatta SF-17 Belge Teslim Tutanağı belge ile birlikte, bunlara ek olarak bir ön yazı eklenerek verilen adrese iletilir. Adaydan boş formattaki SF-17 Belge Teslim Tutanağını doldurup imza atarak verilen adrese göndermesi istenir. Bu evrak adayın özlük dosyasında saklanır.

Adaylar kaybolma, yırtılma vb. nedenlerle yeniden belgeye ihtiyaç duymaları halinde Aybars Belgeye belge masrafını yatırmaları şartıyla başvurabilirler. Belge talebi ücretin ödenmesi ve talebin iletilmesi işlemlerinin tamamlanmasıyla hemen MYK ‘na iletilir.

Adayların ilgili hakları ve uyması gereken kurallar T-05 Sertifika, Marka ve Logo Kullanım Talimatı içerisinde belirtilmiştir. Belge kullanım ile ilgili yapılan ihlallerde, adaylardan ihlal ile ilgili düzeltici faaliyetleri Aybars Belge’ye bildirmesi istenir. Düzeltici faaliyeti yeterli bulunana kadar süreç takip edilir. İhlali gerçekleştiren kişinin ihlali ile ilgili düzeltici faaliyet gerçekleştirmemesi ve ya ihlali tekrarlaması, ihlale devam etmesi durumunda yasal işlem başlatılır.

Birim Belgesi

Adayın başarılı olduğu birimler mesleki yeterlilik belgesi alması için yeterli değil ise, Aybars Belge, yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi için, bireyin talebi hâlinde, başarı durumunu gösteren SF-13 Birim Başarı Belgesi düzenler.

GÖZETİM

Aybars belge tarafından belgelendirilen kişiler 30. Ayda gözetime tabii tutulur.

Belge gözetimleri EK -1 ULUSAL YETERLİLİKLER TABLOSU içerisinde belirtilmiş ise sınav ile, belirtilmemiş ise evrak kontrolü ile yapılır.

Belge gözetim kapsamında sınava tabii tutulması gereken kişilerin 30. – 36. Ay arasında sınava girmeleri gerekmektedir.

Evrak kontrolü ile gerçekleştirilecek gözetimlerde adayın çalıştığı iş yeri yetkilisi tarafından ilgili PF-01 Performans Kontrol Listesi ‘nin düzenlenmesi ve onaylanması ile gerekir. Ayrıca gözetim kriteri içerisinde belirli bir süre çalışma zorunluluğu varsa bu çalışma süresine ilişkin hizmet dökümü ve çalışma sürelerini ve çalışılan pozisyonu gösterir çalışma yazısı sağlanmalıdır.

Gözetimlerde yeterlilikte değişiklik/revizyon olması halinde adaylar değişikliğe konu birim(ler)in teorik ve performans sınavlarına katılır.

İlk yenilemede, çalışma süresini karşılamayan kişiler tekrar sınavlara girerek belge süresini uzatabilir.

İlk ve ikinci belge yenileme dönemi arasında belgeli kişi tekrar gözetime tabii tutulur.

BELGE YENİLEME

Aybars Belge belge vermiş olduğu kişilerin belge yenileme dönemi başladığında, söz konusu kişilere belgelerinin geçerlilik sürelerinin dolmak üzere olduğunu ve belge yenilemek için izlemeleri gereken adımları SMS /e-posta ile bildirir.

Başvuru sahibi belge yenileme başvuru dönemi içerisinde belge yenileme başvurusu yapabilir. Başvuru, SF-01 Personel Belgelendirme Başvuru Formu ile yapılır. Başvuru dönemi; belgenin geçerlilik süresi beş yıl olduğu için 55. Ayda başlar. Belge yenileme başvuru döneminin başlangıç tarihinden önce ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilmez.

İletişim bilgilerindeki değişiklikleri zamanında bildirmemiş kişilerle irtibata geçilememesi durumunda Aybars Belge’nin herhangi bir yükümlülüğü bulunmaz, talep edilmesi hâlinde yetki mercilerine söz konusu kişilere bildirim yapılmış olduğunu gösterir kanıt ve kayıtların sunulması yeterlidir.

Ulusal yeterlilikler bazında belge yenileme yöntemleri EK -1 ULUSAL YETERLİLİKLER TABLOSU içerisinde verilmiştir.

Belge Transferi

Belge yenileme döneminde, belge sahibi belgesini almış olduğu yapabileceği gibi belgesinin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında yetkilendirilmiş farklı bir kuruluşa da yapabilir. Böyle başvurular geldiğinde, belge yenileme başvurusu bulunan kişi Aybars Belge ücret tarifesinde belirtilen belge yenileme ücretlerini öder ve Aybars Belge’nin belge yenileme yöntemlerine göre mevcut belge gibi değerlendirilir. 

BELGELENDİRME KOŞULLARINDAKİ DEĞİŞİKLİKLER

Ulusal yeterliliklerin güncellenmesi ya da iptal edilmesi durumunda yapılan değişikliklerin veya iptalin mevcut belgeli kişiler ile yetkilendirilmiş veya yetkilendirilme başvurusunda bulunmuş kurum/kuruluşlara etkisinin değerlendirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınmasına ilişkin işlemler MYK tarafından onaylanan ve internet sitesinde yayınlanan usul ve esaslara göre yapılır.

Ulusal yeterlilikte güncelleme yapılması durumunda hali hazırda belgeli kişilerin belgelerinin geçerliliği belge geçerlilik süresi sonuna kadar korunur.

Yürürlükten kaldırılan yeterliliğe göre belgelendirilmiş olan belge sahipleri belge geçerlilik süresi sonunu beklemeden güncel ulusal yeterliliğe uygun olarak belge talebinde bulunabilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olması durumunda; kişiler güncel ulusal yeterliliğe göre yeniden değerlendirilir ve başarılı olanlara güncel ulusal yeterlilikte belge verilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olmaması durumunda; belge sahibinin talebi üzerine güncel ulusal yeterliliğe uygun şekilde kişinin belgesi düzenlenir.

Sertifikanın Askıya Alınması

-          Belgeli kişinin gözetim süreçlerinde gerekli kanıtları sunmaması,

-          Belgeye konu ulusal yeterliliklerde tanımlı bilgi, beceri ve yetkinliklere sahip olmadığına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,

-          Belgeli kişinin Aybars Belge ile imzaladığı sözleşmedeki hükümlere uymaması,

-          Belgenin konusu dışında kullanılmasına ilişkin üçüncü tarafların şikâyette bulunması,

-          Marka ve logonun belgeli kişi tarafından sehven hatalı kullanılması,

-          Belgeli kişinin değişiklik olması halinde belgelendirme kuruluşuna iletmesi gereken bilgileri zamanında kuruluşa iletmemesi durumunda belgeler belirlenen sürede askıya alınır.

Askı süresi boyunca ilgili sertifika geçersizdir.

Sertifikanın İptali ve Belgenin Geri Çağırılması

-          Belgeli kişinin belgesinin askıya alınması halinde gerekli olan düzeltici faaliyetleri verilen sürede yerine getirmemesi,

-          Belgeli kişinin belgesinde tahrifat olması,

-          Dış denetimlerde ve/veya iç denetimlerde gerçekleştirilen sınavların uygun olmadığının tespit edilmesi,

-          Belgeli kişinin belgede belirtilen yetkinliği kaybetmesi,

-          Belge geçerlilik süresinin dolması ve belge yenilemenin yapılmaması,

-          Marka ve logonun kasten hatalı kullanımı,

-          Belgeli kişinin belgelendirme kuruluşuna kasten hatalı bildirimde bulunması veya değişiklik olduğunda bildirimde bulunulması gereken hususların kasten belgelendirme kuruluşuna bildirilmemesi halinde belge geri çekilir.

Yapılan tetkikler veya denetimler sonucunda sınavın güvenilirliğini ve şeffaflığını etkileyecek bir usulsüzlük veya sahtecilik tespit edilmesi hâlinde Aybars Belge tarafından sınavın tümünün ya da sadece usulsüzlük tespit edilen adayın sınavının iptaline karar verilir.

 Aybars Belge kaynaklı belge iptallerinde  belgesi iptal edilen kişi için yeni sınav çağrısı yapılır ve adayın da kabul etmesi halinde Aybars Belge tarafından uygunsuzlukları ortadan kaldırılmış, mevzuata uygun bir şekilde sınav gerçekleştirilir. Ancak adayın, sınav çağrısına olumsuz cevap verme hakkı bulunmaktadır.

Kapsam Daraltma

Rutin gözetimler, şikayetler vb. durumlar ile adayın sertifika içeriği ile ilgili yeterliliğini kısmen (örneğin; sadece B3 birimi için) kaybettiğine ve ya sürdürmediğine dair objektif kanıtlar bulunması ve ya belgeli  adayın kapsam daraltması ile ilgili talebi olması durumunda adayın sertifikası dahilindeki bazı birimler kapsamdan çıkarılır. Kapsam daraltmada dikkat edilmesi gereken en önemli husus zorunlu birimlerin kapsamdan çıkarılmamasıdır.

Kapsam Genişletme ve Birim Birleştirme

Belgeli bir kişi, mevcut mesleki yeterlilik sertifikası/birim belgesi ile aynı ulusal yeterlilikte bulunan ancak belgesinin kapsamında olmayan farklı birimler için başvuruda bulunabilir.

Bu durumda en önemli husus birim/mesleki yeterlilik belgesinin geçerliliğinin devam etmesidir.

Birim başarı belgesine sahip kişiler, birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı ulusal yeterliliklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutulur.

Başvuran kişinin başvurduğu birimden başarılı olursa ve başvurduğu birim/birimler ile mevcut birim belgesi ilgili ulusal yeterlilikteki zorunlu birimleri tamamlıyor ise bu kişiye ayrı bir birim belgesi değil, ilgili ulusal yeterlilik kapsamında bir Mesleki Yeterlilik Belgesi verilir.

Bireyin sahip olduğu birim başarı belgelerinin bir ulusal yeterliliği oluşturması hâlinde bireyin talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Belgelendirme kararı en son tarihli sınavı yapan yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir.

Kapsam genişletme başvuruları belgelendirme başvuruları gibi değerlendirilir ve süreç aynı şekilde işletilir, gözetim tetkikleri ile bağlantılı yapılabilir.

Sınav Ve Belgelendirme Süreçlerinde Usulsüzlük Ve Sahtecilik Yaptığı Tespit Edilen Adaylar Hakkında Yapılacak İşlemler Kayıtlar

Sınav ve belgelendirme süreçlerinde;

A) Bireysel veya toplu olarak kopya çektiği veya kopya çektirilmesine imkân sağladığı,

B) Başka bir adayın yerine sınava girdiği veya kendi yerine bir başkasının sınava girmesini sağladığı,

C) Belgeye hak kazanmasına katkı sağlayacak nitelikte yanıltıcı beyan, bilgi veya kayıt sunduğu

Tespit edilen kişiler hakkında aşağıda belirtilen işlemler yapılır:

1. Bu kişiler hakkında Cumhuriyet Savcılığına suç duyurusunda bulunur. İlgili adayların sınavları ve belgeleri iptal edilir.

2. Bu kişiler, sınavın yapıldığı tarihten itibaren iki yıl süreyle MYK tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından yapılan hiçbir sınava aday olarak başvuramaz ve giremez.

Söz konusu usulsüzlük ve sahtecilik işlemlerinin tespit edilmesi hâlinde en geç iki iş günü içerisinde ilgili aday veya kişilerin kusurlu eylemleri ve yapılan tespitlere ilişkin kanıt ve kayıtlar MYK’na iletilir.